Unser integriertes Managementsystem auf Wiki-Basis

Gelebt statt nur beraten: Wie wir seit über zehn Jahren unser eigenes integriertes Managementsystem auf Wiki-Basis betreiben

Viele Beratungsunternehmen empfehlen ihren Kunden Managementsysteme, Normen und Methoden – ohne diese selbst konsequent im eigenen Haus zu leben. Bei uns ist das anders: Seit mehr als zehn Jahren betreiben wir ein vollständig integriertes Managementsystem (IMS), das auf einer Wiki-Plattform abgebildet ist. Alles, was unser Unternehmen ausmacht, findet sich dort wieder – von der Unternehmensstrategie bis zur täglichen Projektarbeit. In diesem Beitrag geben wir Einblick, wie wir das aufgebaut haben, warum die Wiki-Basis für uns der richtige Ansatz ist und wie wir Normen wie ISO 9001, ISO/IEC 20000-1 und ISO/IEC 27001 sowie den Datenschutz mit modernen Steuerungsansätzen wie OKR verbinden.

1. Warum ein Wiki und keine starre Dokumentensammlung?

Klassische Managementsysteme scheitern oft an ihrer eigenen Schwerfälligkeit: dicke PDF-Handbücher, die niemand liest, Prozessdiagramme, die nach der Erstellung nie wieder aktualisiert werden, und eine Kluft zwischen dem, was dokumentiert ist, und dem, was tatsächlich gelebt wird.

Ein Wiki löst dieses Problem strukturell. Es ist:

• lebendig – jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann Prozesse direkt kommentieren, verbessern oder aktualisieren,
• vernetzt – Prozesse, Rollen, Vorlagen und Nachweise sind untereinander verlinkt statt in isolierten Dokumenten vergraben,
• versioniert – Änderungen sind nachvollziehbar, was für Audits und kontinuierliche Verbesserung enorm hilfreich ist, Versionierung erfolgt tooltechnisch automatisch und spart Zeit.
• zugänglich – jeder findet die relevanten Informationen über die globale Suche und Verlinkungen, nicht über eine undurchsichtige Ordnerstruktur.

Damit wird das Managementsystem nicht zur lästigen Pflichtübung, sondern zum echten Arbeitsinstrument und Nachschlagewerk im Alltag.

2. Die Struktur: Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse

Unser IMS folgt einer klaren Prozesslandkarte mit drei Ebenen:

Führungsprozesse bilden das strategische Rückgrat – von der Unternehmensstrategie über die Managementbewertung bis zur Zielsteuerung. Hier wird festgelegt, wohin sich das Unternehmen entwickelt und wie der Erfolg gemessen wird.

Kernprozesse umfassen unser eigentliches Geschäft: unser Produktportfolio, unsere Beratungsthemen und die Art, wie wir Projekte mit unseren Kunden durchführen. Hier zeigt sich, wofür wir als Beratungsunternehmen stehen.

Unterstützungsprozesse sichern den reibungslosen Betrieb im Hintergrund – der Umgang mit Mitarbeitenden und Geschäftspartnern, das Lieferantenmanagement, IT-Betrieb und Informationssicherheit, Datenschutz und vieles mehr.

Diese drei Ebenen sind im Wiki nicht als getrennte Silos oder in Form von Abteilungen angelegt, sondern durchgängig miteinander verknüpft – ein Kernprozess verweist direkt auf die zugehörigen Unterstützungsprozesse und auf die übergeordneten strategischen Ziele.

3. Prozesse in Tabellenform statt Flowchart: bewusst einfach, bewusst kollaborativ

Ein Aspekt, der uns besonders am Herzen liegt und der oft überrascht: Wir beschreiben unsere Prozesse bewusst nicht primär als Flowchart- oder Swimlane-Diagramme, sondern in tabellarischer Form.

Das mag auf den ersten Blick unspektakulär wirken, hat für uns aber einen entscheidenden praktischen Grund: Tabellen senken die Hürde für Mitarbeitende drastisch, sich aktiv an der Prozessgestaltung zu beteiligen. Ein Flowchart lässt sich nicht eben mal schnell im Wiki bearbeiten – man braucht ein Diagrammwerkzeug, ein gewisses Geschick im Umgang damit, und schon kleine Änderungen bedeuten oft, das ganze Diagramm neu anzuordnen. Eine Tabellenzeile dagegen kann jede und jeder in Sekunden ergänzen, umformulieren oder kommentieren – direkt im Wiki, ohne Medienbruch und ohne Spezialsoftware.

Dadurch entsteht ein echter, niedrigschwelliger Verbesserungsmechanismus:

1. Jeder Prozess ist als Tabelle mit klar definierten Spalten hinterlegt (z. B. Prozessschritt, Verantwortlichkeit, Input, Output, Hilfsmittel, Schnittstellen).
2. Mitarbeitende, die im Tagesgeschäft eine Lücke, einen Verbesserungsbedarf oder eine veraltete Angabe entdecken, tragen ihren Vorschlag direkt in der Tabelle ein und schlagen diese als eine Änderung vor.
3. Der Seitenverantwortliche – also die Prozessverantwortliche oder der Prozessverantwortliche – prüft den Vorschlag fachlich und gibt diese frei.
4. In Abstimmung mit dem QMS-Verantwortlichen wird die neue Version freigegeben, sobald sie formal stimmig ist und den normativen Anforderungen entspricht.

Dieser einfache Zwei-Augen-Freigabeprozess sorgt dafür, dass Prozesse nicht in starren Jahreszyklen, sondern fortlaufend und nah am echten Arbeitsalltag weiterentwickelt werden – ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung, wie sie ISO 9001 fordert.

Wichtig ist uns dabei: Die tabellarische Form ist der Standard und die Basis für jeden Prozess in unserem System – nicht die einzig erlaubte Darstellungsform. Wer als Prozessverantwortlicher der Meinung ist, dass sein Prozess von einer visuellen Darstellung profitiert, kann jederzeit ein Swimlane- oder Flowchart-Diagramm ergänzen. Genau das haben wir bei einigen unserer Prozesse auch getan, wenn die Komplexität der Zusammenhänge oder die Anzahl beteiligter Rollen eine grafische Visualisierung sinnvoll erscheinen ließ. Die Tabelle bleibt dabei die verbindliche, versionierte Quelle der Wahrheit – das Diagramm ist eine optionale, ergänzende Sicht darauf.

Diese Kombination aus einfachem Standardformat und optionaler visueller Erweiterung ist für uns einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren, warum unser Managementsystem tatsächlich von allen Mitarbeitenden mitgetragen und weiterentwickelt wird – und nicht nur von einer zentralen QM-Abteilung gepflegt werden muss.

4. KI-Unterstützung bei der Prozessbeschreibung: Vom Interview zur Tabelle

In den vergangenen Monaten haben wir unseren Werkzeugkasten für die Prozessarbeit um Sprachmodelle und Agenten erweitert. Konkret setzen wir mittlerweile einen Agenten ein, der uns bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen unterstützt: Aus einem Interviewgespräch mit dem jeweiligen Prozessverantwortlichen erstellt der Agent direkt einen Entwurf der Prozessbeschreibung in unserer tabellarischen Standardform – inklusive Prozessschritten, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Hilfsmitteln.

Der Effekt ist spürbar: Statt aus einem Gespräch mühsam manuell eine strukturierte Tabelle abzuleiten, entsteht ein solider erster Entwurf nahezu in Echtzeit, der anschließend nur noch fachlich verfeinert und durch den etablierten Freigabeprozess mit Prozessverantwortlichem und QMS bestätigt werden muss. Das beschleunigt vor allem die Ersterstellung und größere Überarbeitungen erheblich.

Ehrlicherweise müssen wir sagen: Bei uns selbst kommt dieser Agent inzwischen kaum noch zum Einsatz – unsere Prozesslandschaft ist nach zehn Jahren kontinuierlicher Pflege bereits so weit ausgereift und stabil, dass sich der Aufwand für einzelne, punktuelle Anpassungen kaum noch lohnt. Für Organisationen jedoch, die ihr Managementsystem grundlegend überarbeiten oder komplett neu aufsetzen, ist ein solcher Agent eine enorme Hilfestellung: Er nimmt einen erheblichen Teil der zeitaufwändigen Erstdokumentation ab und sorgt dafür, dass Unternehmen deutlich schneller zu einem belastbaren, konsistenten Ergebnis kommen – ein Aspekt, den wir auch in unserer Beratungspraxis gezielt einsetzen, wenn Kunden ihr Managementsystem neu strukturieren wollen.

5. ISO-Normen als Rückgrat, nicht als Selbstzweck

Unser Managementsystem ist von Beginn an so aufgebaut, dass es die Anforderungen mehrerer Normen gleichzeitig erfüllt, statt für jede Norm ein eigenes Paralleldokument zu pflegen:

• ISO 9001 (Qualitätsmanagement) sorgt für kundenorientierte, nachvollziehbare und stetig verbesserte Prozesse,
• ISO/IEC 20000-1 (Service-Management) strukturiert, wie wir IT- und Beratungsdienstleistungen professionell erbringen und steuern,
• ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) verankert den sicheren Umgang mit Informationen, Risiken und Zugriffen,
• der Datenschutz ist als durchgängiges Querschnittsthema in allen relevanten Prozessen mitgedacht, nicht als isoliertes Zusatzdokument.

Weil alle Anforderungen im selben Wiki auf dieselben Prozesse referenzieren, entsteht ein echtes integriertes System: Ein Prozessschritt erfüllt oft gleichzeitig Anforderungen aus mehreren Normen – Doppelarbeit entfällt, Konsistenz entsteht automatisch. Dies können wir automatisch per Knopf über unsere Abdeckungsmatrix und einer Normzuordnung auch darstellen. So bekommen wir beispielsweise für die Anforderungen der ISO 27001 einen SOA tagesaktuell auf Knopfdruck und ohne viel Zeitaufwand durch manuelle Arbeit erzeugt.

6. Weitere Module: Softwarekataster, Rechtskataster und Business Impact Analyse

Über die Jahre haben wir unser Managementsystem um weitere Module ergänzt, die tief in unsere Kernprozesse und Unterstützungsprozesse eingebunden sind:

Ein Softwarekataster verschafft uns jederzeit den Überblick, welche Software in welcher Version, mit welchem Verwendungszweck und welcher Verantwortlichkeit im Unternehmen im Einsatz ist – eine wichtige Grundlage sowohl für die Informationssicherheit nach ISO/IEC 27001 als auch für Lizenz- und Lieferantenmanagement.

Ein Rechtskataster dokumentiert systematisch, welche gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Anforderungen für uns als Unternehmen und für unsere Kunden relevant sind, und verknüpft diese direkt mit den betroffenen Prozessen. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo eine rechtliche Anforderung im Managementsystem konkret abgebildet ist.

Das jüngste und für uns besonders relevante Modul haben wir in den vergangenen neun Monaten aufgebaut: ein Modul zur Erfassung von Informationswerten und Assets, deren systematischer Risikobewertung sowie zur Ableitung einer Business Impact Analyse (BIA). Damit lässt sich nachvollziehen, welche Assets – Systeme, Anwendungen, Prozesse, aber auch Personen und Rollen – für den Geschäftsbetrieb kritisch sind, welche Risiken auf sie wirken und welcher Schutzbedarf sich daraus ergibt.

Dieser Baustein ist für uns mehr als nur ein internes Werkzeug: Wir beraten Kunden seit Jahren im Bereich Business Continuity Management nach ISO 22301 – und haben genau das, was wir empfehlen, auch konsequent im eigenen Managementsystem umgesetzt. Wir verknüpfen Assets mit Risiken, Prozessen und den beteiligten Menschen, bewerten den Schutzbedarf und leiten daraus belastbare Kontinuitätsstrategien ab. Diese praktische, selbst erprobte Erfahrung – wie eine solche Verknüpfung methodisch sauber und im Arbeitsalltag praktikabel gelingt – geben wir direkt in unsere Beratungsprojekte weiter. Auch hier gilt derselbe Grundsatz wie beim gesamten Managementsystem: Wir beraten nicht nur auf Basis von Theorie und Normtext, sondern auf Basis eines Systems, das wir selbst tagtäglich betreiben und weiterentwickeln.

7. OKR im Managementsystem: Ziele, Ergebnisse, Rhythmus

Ein besonderer Baustein unseres IMS ist die Integration der OKR-Methode (Objectives and Key Results) in die Führungsprozesse. Konkret bedeutet das:

1. Objectives (Ziele) werden qualitativ und richtungsweisend formuliert – wo wollen wir als Unternehmen in einem Quartal hin?
2. Key Results übersetzen diese Ziele in messbare, überprüfbare Ergebnisse.
3. Aktivitäten werden den Key Results zugeordnet, sodass jederzeit klar ist, welche konkreten Maßnahmen auf ein Ziel einzahlen.
4. Quartalsweise Überprüfung: Am Ende jedes Quartals werden Zielerreichung und Ergebnisse gemeinsam reflektiert – was hat funktioniert, was nicht, welche Lehren ziehen wir daraus für das nächste Quartal?

Der entscheidende Vorteil, diese Methode direkt im Wiki-basierten Managementsystem zu verankern: OKRs stehen nicht isoliert in einer separaten Tabelle, sondern sind mit den strategischen Führungsprozessen und der Managementbewertung verzahnt. So fließt die quartalsweise OKR-Überprüfung direkt in die kontinuierliche Verbesserung des gesamten Managementsystems ein – ein geschlossener Regelkreis aus Zielsetzung, Umsetzung, Messung und Anpassung.

8. Was wir von Glöckner & Schuhwerk daraus für unsere Beratung mitnehmen

Der größte Mehrwert dieser Erfahrung liegt darin, dass wir nicht nur theoretisch wissen, wie ein Managementsystem aufgebaut sein sollte – wir haben es über ein Jahrzehnt hinweg selbst weiterentwickelt, an echten Herausforderungen erprobt und aus Fehlern gelernt. Wenn wir Kunden beraten, wie sie:

• ein Managementsystem so gestalten, dass es tatsächlich gelebt und nicht nur dokumentiert wird,
• mehrere Normen effizient in einem System zusammenführen,
• oder moderne Zielsteuerung wie OKR in bestehende Führungsprozesse integrieren,

dann sprechen wir aus eigener, fundierter Praxis – nicht aus dem Lehrbuch.

Glöckner & Schuhwerk – Ihr Partner für integrierte Managementsysteme aus Karlsruhe

Unser Team von Glöckner & Schuhwerk mit Sitz in der schönen Fächerstadt Karlsruhe ist Ihr erfahrenes Beratungsunternehmen für integrierte Managementsysteme. Seit über 10 Jahren begleiten wir Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten – maßgeschneidert auf ihre individuellen Anforderungen.

Sie benötigen Unterstützung bei der Einführung und Optimierung Ihrer Managementsysteme? Gemeinsam finden wir die beste Lösung für Ihr Vorhaben – unverbindlich, kompetent und zielorientiert.