Wie Ihnen interne Audits leichtfallen

Unternehmen mit einem zertifizierten Managementsystem, aber auch ohne, müssen zur Erfüllung der Normanforderungen bzw. zum Überwachen der Einhaltung von Vorgaben (Compliance Management) interne Audits durchführen. Ein erfolgreiches Audit soll sicherstellen, dass das Managementsystem Ihres Unternehmens wirksam ist. Schwachstellen können dadurch schnell ermittelt und Korrekturmaßnahmen initiiert werden, was in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess resultiert. Doch die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung nimmt viel Zeit jenseits des regulären Arbeitspensums in Anspruch, weshalb interne Audits oft als lästig und störend oder sogar überflüssig empfunden werden. Es ist daher wichtig, dass der Sinn und Zweck eines solchen Audits nicht nur von den Auditoren, sondern auch von allen (auditierten) Mitarbeitern, einschließlich der Geschäftsleitung, verstanden wird.
Tipps für ein positives Auditverfahren

1) Vorbereitung

Besonders zu empfehlen ist die Bildung eines Auditoren-Teams. Damit verringern Sie die Arbeitslast einer Einzelperson und ermöglichen es, unterschiedliche Ansätze und Ideen miteinander zu vereinen und nach innen wie nach außen Verständnis und Kritik zu fördern. Ein multiperspektives, gut aufgestelltes Team sorgt nicht nur für den Erfolg des Audits, sondern fördert auch die Akzeptanz des Auditprozesses. Es ist aber auch für alle Beteiligten wichtig, dass jeder Auditor gut vorbereitet ist. Das bedeutet, dass es sich anbietet, im Vorfeld bereits zu wissen, was unbedingt erfragt werden sollte. Darüber hinaus hilft es, wenn Sie die Prozesse der Auditierten kennen und somit genug Zeit für beide Parteien einplanen können. Sowohl der eigene Zeitaufwand als auch der des Auditierten sollte einkalkuliert sein. Dabei hilft, sich genau an verabredete Termine und Auditpläne zu halten.

2) Durchführung

Seien Sie als Auditor gegenüber den Auditierten immer respektvoll und offen. Hören Sie zu und achten Sie darauf, wie eine Äußerung gemeint ist. Bei Verständnisproblemen ist es besser, noch einmal nachzufragen und um eine Erläuterung zu bitten, statt auf Missverständnissen zu verharren. Formulieren Sie auch Ihre eigenen Fragen und Äußerungen präzise und passen Sie Ihre Sprache an den Gesprächspartner an. Komplizierte Ausdrücke und Abkürzungen sind besser zu vermeiden. Stattdessen hilft Ihnen eine positive Körpersprache und Einstellung. Bewahren Sie Ruhe und nehmen Sie nichts persönlich. Es ist auch empfehlenswert, alle ablenkenden Störfaktoren (z.B. laute Handys) abzustellen, sodass die Konzentration allein auf das Auditverfahren gerichtet bleibt.

3) Auswertung

Die Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems bzw. des Unternehmens soll nachgewiesen werden, weshalb es wichtig ist, dass Sie positive Ergebnisse dokumentieren. Hierbei darf aber natürlich nicht der Blick auf die Schwachstellen vernachlässigt werden – alle Abweichungen, Fehler, und Verbesserungsmöglichkeiten sind ebenfalls vollständig zu erfassen. Checklisten können hierbei eine große Hilfe sein. Sie dienen als Gedächtnisstütze und helfen, Struktur und Vollständigkeit zu gewähren. Das kann Ihnen Sicherheit geben. Allerdings schränken sie auch die Flexibilität ein. Der Umgang mit unerwarteten Fragen ist insbesondere bei den möglicherweise unpassenden Standard-Checklisten nicht abgedeckt. Wenn Sie also merken, dass eine Checkliste Ihnen eher im Weg steht als dass sie hilft, verzichten Sie darauf.

4) Kritische Reflektion

Auch das Auditverfahren selbst sollte immer wieder kritisch hinterfragt werden – ist es wirksam? Stehen Kosten und Nutzen in Relation? Gibt es Verbesserungspotenziale?
Selbstverständlich gilt es zu beachten, dass viel oder wenig Kritik an einem Prozess nicht gleichbedeutend damit ist, dass der Auditor eine gute Arbeit gemacht hat. Wenig Verbesserungspotenzial kann positiv bei besonders effizienten Prozessen sein. Finden Sie jedoch viel Potenzial ist das nicht zwingend ein Grund zur Freude, denn nun müssen Sie den Beteiligten klarmachen, dass diese Lückenaufdeckung als Hilfe und Unterstützung zur Verbesserung angesehen werden muss. Der Auditbericht sollte alle Beobachtungen klar, verständlich und gut begründet enthalten. Bei den Verbesserungsmaßnahmen muss das Kosten-Nutzen-Verhältnis beachtet werden.

Fazit

Interne Audits dienen der Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung des Unternehmens und liegen damit gleichermaßen im Interesse aller Mitarbeiter, trotz des Mehraufwands. In guter Zusammenarbeit ist die Durchführung kein notwendiges Übel, sondern kann zielorientiert und trotzdem angenehm entscheidend zur inneren und äußeren Stärkung des Unternehmens beitragen.

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