Die oberste Leitung und das Quality Managementsystem (QMS)

Die erfolgreiche Einführung und ständige Überwachung des QMS ist von besonderer Wichtigkeit für jedes Unternehmen und somit Aufgabe der obersten Leitung. Die Rolle der obersten Leitung beschränkt sich aber nicht darauf, ein QMS im Unternehmen nachweisen zu können – nein, ihr kommt eine wesentliche Aufgabe bei der Implementierung und Weiterentwicklung zu.
Es liegt in der Verantwortung des Top Managements, dafür Sorge zu tragen, dass das QMS erfolgreich in alle Geschäftsprozesse integriert wird. Das bedeutet natürlich nicht, dass der Chef alle Aufgaben, die hier anfallen, selbst erledigen muss.

Die Aufgaben der obersten Leitung im Überblick

  • Die Wirksamkeit des QMS garantieren und im Streitfall hierfür Rechenschaft ablegen
  • Verantwortliche für die Qualität in den Prozessen benennen
  • Auskunft zu den Ergebnissen und dem Status des QMS geben

Darüber hinaus ist ihre wohl wichtigste Verantwortung, die anfallenden Teilaufgaben sinnvoll zu delegieren. Werden die Mitarbeiter ihren Qualifikationen nach in den Entwicklungs- und Erhaltungsprozess integriert, übernehmen sie auch die Verantwortung für die erfolgreiche Erfüllung der an sie gestellten Aufgabe. Die Relevanz und Vorteilhaftigkeit des QMS für Ihr Unternehmen will vorab jedoch richtig kommuniziert sein. Hierfür sind Sie als Manager zuständig – alle Mitarbeiter sollten die Anforderungen und Ziele der Firma kennen und verstehen, um diese mittragen zu können. Das kann überall und jederzeit erfolgen: durch Infobretter, Bildschirmschoner, das firmeneigene Webdesign oder ganz direkt als Agenda-Punkt von regelmäßigen Meetings.

Sinnvolles Delegieren von Aufgaben und Teilverantwortung

Um die Last des QMS dann auf möglichst vielen Schultern zu verteilen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter spezifisch und zielorientiert einbinden. Das heißt, dass Sie einzelnen Personen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeitsbereichen und Funktionen für ihre Expertise passende Aufgaben übertragen. Beispielsweise können Sie verschiedene Mitarbeiter in Überwachungs- und Änderungsfunktionen einsetzen. Die Verteilung der Verantwortung auf mehrere Personen sichert die lückenlose Beobachtung aus verschiedenen Blickwinkeln – auch dann, wenn ein Individuum aus Krankheit oder anderen Gründen ausfallen sollte. Um selbst aber auf dem Laufenden zu bleiben, ist es wichtig, dass Sie auf eine detaillierte, sorgfältige Berichterstattung bestehen. Natürlich muss vorab auch sichergestellt sein, dass die entsprechenden Mitarbeiter alle notwendigen Instruktionen und Befugnisse für ihre spezifische Aufgabe erhalten haben.

Was die oberste Leitung jedoch nicht abgeben kann, ist die Rechenschaftspflicht. Der von ihr ernannte QM -Beauftragte scheint prädestiniert für diese Rolle, kann aber nicht in vollem Maße dafür verantwortlich gemacht werden. Auch ist mit der Ernennung dieses Beauftragten die in der ISO geforderte Pflicht der obersten Leitung noch lange nicht erfüllt, sie nimmt eine aktive Rolle ein. Das bedeutet, dass Sie direkt oder indirekt Teil an der Implementierung, Förderung und selbstverständlich an der Wirksamkeitsüberwachung und ggf. Überarbeitung Teil haben.

Die Rolle der obersten Leitung bei der Implementierung eines QMS

Die Rolle der obersten Leitung ist es, den Kontext der Organisation (nach ISO 9001) genau zu verstehen und die aktuellen Leistungen der Qualitätssicherung, sowie weiterführende Bedürfnisse im Blick zu haben. Nur so kann sie die Höhe und Art der Verbesserungen festlegen, die für die Entsprechung des Standards und die Entwicklung eines QMS notwendig sind. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie in einer leitenden Position auch den Überblick über die zur Verfügung stehenden und benötigten Ressourcen behalten. Ob die festgesetzten Ziele erreicht werden, will fortan ständig überprüft sein.

Falls sich Unzulänglichkeiten bei der bestehenden Qualitätssicherung ergeben, obliegt es dem Management, die Überarbeitung des QMS anzuweisen und erforderliche Ressourcen bereitzustellen. Dabei hilft es Ihnen, der Grad und Umfang der Erwartungen Ihrer Kunden und die daraus resultierende Kundenzufriedenheit zu kennen.

Verantwortlichkeiten bei der Weiterentwicklung des QMS

  • Sicherstellung der gesetzlichen und behördlichen Erfüllung der Mindeststandards in Produkten und Dienstleistung
  • Effektive Sicherstellung der Ermittlung und Erfüllung von Kundenanforderungen
  • Fokus auf die Steigerung von Kundenzufriedenheit

Dazu gehört beispielsweise die Sicherstellung der Fristeinhaltung. Um weitere Erwartungen zu verstehen, sind Kundenreklamationen eine hilfreiche Informationsquelle. Zuletzt müssen Sie sicherstellen, dass die Ziele und Erfolge Ihres QMS sowohl für Kunden, als auch für Ihre Partner und Behörden – zumindest bei Bedarf – ersichtlich sind. Dies kann als besonders gut durch die unternehmenseigene Website zugänglich gemacht werden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter gut für die Erreichung dieser Ziele einbinden und gemeinsam an dem Erfolg des QMS arbeiten, steht der positiven Repräsentation der ISO-konformen Qualität Ihres Unternehmens nichts im Weg.

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