Nachhaltigkeit von Audits im Unternehmen

Durch das Zertifizierungsgeschäft kann eine gleichbleibende Garantie sowohl gegenüber dem Kunden, wie auch dem Lieferanten gewährleistet werden. Geschäftsbeziehungen beruhen auf gegenseitiges Vertrauen, doch durch die ISO Normen kann dieses Vertrauen noch untermauert werden. Audits leisten ebenfalls ihren Teil, um die entsprechende Zertifizierung erhalten zu können.

Die „Wegschau-Mentalität“ in Unternehmen und bei Mitarbeitern

Regelungen und Richtlinien sind eigentlich dafür da befolgt und umgesetzt zu werden. Sie sollen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter gesetzliche oder normative Vorgaben einhalten. Allerdings, wie es eben in der Natur von uns Menschen liegt, je länger etwas besteht, desto weniger Wert legen wir darauf. Meist geht es nicht um grobe Verstöße oder Änderungen, sondern nur um kleine Differenzen, die dann „eigentlich“ nicht wirklich ins Gewicht fallen. Richtlinien und Arbeitsanweisungen werden Teil Ihrer Unternehmenskultur, die Mitarbeiter erhalten aufwendige Schulungen und es werden interne/externe Audits durchgeführt. Aber nach einer gewissen Zeit schleicht sich die „passt-schon“ Mentalität ein. Abweichungen von den Unternehmensinternen Vorgaben oder Standards werden nicht ganz ernst genommen oder komplett ignoriert. Doch gerade nach einem erneuten Audit folgt dann gerne mal das böse Erwachen. Aufwendige Korrekturen müssen vorgenommenen werde, Abweichungen korrigiert und Schulungen neu organisiert werden. Das alles kostet Zeit, Geld und bindet unnötig viele Ressourcen. Hier sollte es Ihnen gelingen Ihrer Mitarbeiter in dem Bewusstsein zu halten, die Regelungen zu befolgen und an der Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse mitzuwirken.

Auditoren sind auch nur Menschen

Viele Unternehmen arbeiten jahrelang mit den gleichen Auditoren/Unternehmen zusammen und wissen genau wie der jeweils andere tickt. Zertifizierungsgesellschaft schicken gerne immer wieder den gleichen Auditor los oder verfolgen die Einstellung, dass jedes Mal ein anderer Kollege die Aufgabe übernimmt. Doch was macht eigentlich wirklich Sinn? Klar, man denkt zuerst der gleiche Kollege, der kennt ja schon alles. Doch genau da lauert die Gefahr, die Aufmerksamkeit könnte schwinden und es kommt auch gerne mal dazu, dass etwas übersehen wird. Das soll heißen, dass der Auditor etwas feststellt, es aber in seinem Bericht nicht ausweist oder eine Abweichung wird als Verbesserungsvorschlag deklariert. Neue Auditoren können neuen Input bringen, aber auch aufzeigen, wo die Schwachstellen in den Prozessen Ihrer Organisation liegen. Die Aufmerksamkeit des Unternehmens, der Mitarbeiter und des Auditors muss immer fokussiert sein und sich auch neu ausrichten.

Der Sägezahneffekt – oder weshalb die Audits so wichtig sind?

Die Wichtigkeit solcher Audits lässt sich bildhaft mit der Sägezahnkurve verdeutlichen, die die Entwicklung des Qualitätsniveaus verdeutlicht. Ohne durchgeführte Audits lassen sich die Schwachstellen nicht schnell genug erkennen und nicht korrigieren. Die Kurve zeigt wie sich die Fehlerquote im Verhältnis zur Qualität verhält. Durch die regelmäßigen Audits können Abweichungen früh erkannt werden und entsprechend auch angepasst werden. Das Unternehmen hat so die Chance die Qualität zu steigern und größere Erfolge zu erzielen.

Audits haben nicht immer einen guten Ruf

Audits können sehr anstrengend sein, da sie gerne mal einen oder mehrere Tage dauern und oftmals stundenlange Konzentration fordern. Viele Mitarbeiter empfinden das Prozedere als sehr „lästig“ und zweifeln manchmal an der Notwendigkeit des Ganzen. Ebenso kommt der Gedanke auf, dass die Führungsebene ein gewisses Misstrauen hegt oder man es sowieso nicht jedem recht machen kann. Diese Einstellung ist zum Teil nachvollziehbar, aber hier sollten Sie in Ihrem Unternahmen darauf achten, dass sich diese ablehnende Haltung nicht festigt bzw. von einigen wenigen auf alle ausweitet. Denn seien Sie sich stets bewusst ein Audit, also die Sicht auf Ihre Prozesse und Arbeitsweise durch einen außenstehenden Dritten, soll Ihnen helfen besser zu werden. Und wer kennt, dass nicht die sogenannte „Betriebsblindheit“. Oder sind Sie davor gefeit? Natürlich steht dem gegenüber, dass sich externe Vorgaben und Regelungen ändern. Ihr Umfeld und Markt sich verändert, möglicherweise Zuständigkeiten angepasst wurden oder diverse andere Veränderungen eingetreten sind. Und genau aus diesem Grunde sind Audits so hilfreich und wichtig, um den Fokus auf Ihre Unternehmensziele und Ihre Geschäftsprozesse zu behalten.

Fazit

Audits können nur dann wirklich hilfreich sein, wenn Sie von allen Beteiligten als sinnvoll und zweckmäßig und als Chance besser werden zu können verstanden werden. Auditoren können durchaus einen wunden Punkt treffen, doch ohne diesen neuen Input kann es nicht zu Verbesserungen und Weiterentwicklung kommen. Manches Audit mag nicht immer angenehm für die Kollegen sein und haben möglicherweise bei einigen Kollegen einen schlechten Ruf.

Doch zielgerichtet und fokussiert geben Audits auch Sicherheit und sind gleichzeitig ein Pulsmesser für die Güte Ihrer Prozesse im Unternehmen. Audits sollten folglich gezielt, thematisch passend eingesetzt werden und nicht überhandnehmen, dann können alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

 

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