Wie gehe ich mit Regeln und Regelwerken im Unternehmen um?

Das Thema Compliance gewinnt immer mehr an Relevanz und meint, dass Ihr Unternehmen zum Einhalt von zahlreichen Rechtsvorschriften, Normen und Standards verpflichtet ist. Kundenanforderungen, Gesetze, Verordnungen, Normen und Standards werden als externe Compliance bezeichnet. Doch nicht nur diese gilt es zu beachten. Dazu summiert werden interne Richtlinien, Vorgaben und Prozesse – die interne Compliance. Allerdings genügen Regeln und Regelwerke allein nicht um die Normen- und Rechtskonformität lückenlos zu gewährleisten. Die erfolgreiche Umsetzung hängt maßgeblich von Ihren Mitarbeitern ab.

Allen Anforderungen gleichermaßen gerecht zu werden, kann für den einzelnen Angestellten im Arbeitsalltag eine große Herausforderung darstellen. Das Suchen und Durcharbeiten der verschiedenen Vorschriften ist schwierig und zeitaufwendig. Sie können Ihre Mitarbeiter jedoch durch konkrete, individuelle Aufgabenzuordnung ziel- und wirtschaftsorientiert unterstützen und entlasten.

Mitarbeiter informieren und Aufgaben formulieren

Zunächst ist es von essentieller Bedeutung, dass alle Mitarbeiter über die Existenz und den Zweck der Normen und Regelwerke aufgeklärt werden. Besonders interne Unternehmensregeln, die jedoch mindestens dem allgemeinen Standard entsprechen sollten, müssen allgemein bekannt sein. Jedoch sind Regelwerke oft umfangreich und kompliziert. Je höher der Aufwand für die Mitarbeiter, desto geringer ist aber die Akzeptanz und verantwortungsbewusste Umsetzung der enthaltenen Vorgaben. Um von allen Mitarbeitern angenommen und verstanden zu werden, müssen diese kurz, zielorientiert und effizient sein. Sie sollten keine überschüssigen Informationen enthalten, deren Durcharbeitung und Verständnis einen hohen Zeitaufwand erfordert. Geben Sie Ihren Mitarbeitern stattdessen klare Aufgaben, welche genaue dokumentierte Information dazu enthalten, wann, wie, wo und auf welche Weise deren Verantwortlichkeiten zu erfüllen sind.

Hierbei können die Inhalte der Normen und Vorschriften für Mitarbeiter empfänglich komprimiert und in konkrete Regeln und Handlungsanleitungen übertragen werden. Die Aufgaben ergeben sich aus der Kernaussage der Norm („Normbefehle“). Damit verringern Sie bereits den Leseaufwand der Einzelnen und erleichtern das Einhalten der Vorgaben stark. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern aber auch immer die Möglichkeit, Kritik zu äußern und Verbesserungsanregungen darzulegen um diesen Arbeitsprozess zu optimieren. Haben Sie ein offenes Ohr für die Fragen und Belange, wenn es dennoch zu Unklarheiten oder Missverständnissen kommt.

Compliance vereinfachen und systematisieren

Sie müssen diese Herausforderung selbstverständlich nicht ohne Hilfe meistern. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen über ein System verfügt, das Inhalte der relevanten Regelwerke und Vorschriften praktisch umsetzbar in Prozessen und konkreten Aufgaben zu implementieren. Das Nichteinhalten von Compliance-Anforderungen kann schwerwiegende Konsequenzen für ein Unternehmen haben – neben Vertrauens- und Rufschäden entstehen häufig auch schlimme finanzielle Einbußen oder sogar strafrechtliche Maßnahmen. Um dies zu vermeiden ist es unvermeidlich, ein Compliance Management System in jedem Unternehmen zu etablieren.

Dieses kann die Steuerung und Kontrolle aller unternehmensrelevanten Pflichten übernehmen, zusammenhängende Aufgaben systematisieren und alle Mitarbeiter durch einfache, ISO- und gesetzeskonforme Handlungsanweisungen sowie zielgerichtete Delegierung von Verantwortlichkeiten erreichen. Darüber hinaus bietet die Dokumentation der ausformulierten Information den Nachweis der konkreten und regelkonformen Anleitung inklusive der klaren Zuständigkeit. Nicht zuletzt führt die Systematisierung der unternehmensrelevanten Prozesse bzw. Aufgaben zur vereinfachten Wiederabrufbarkeit, sodass die benötigten Informationen fortwährend zur Verfügung stehen.

Fazit

Durch strukturierte Prozesse und konkrete Aufgaben sorgen Sie also nicht nur für das Verständnis und die leichte Umsetzung der Compliance-Anforderungen, sondern auch für Transparenz der Verantwortlichkeit und ein einheitliches Vorgehen. Somit muss nicht jeder einzelne gesamte Regelwerke oder Gesetzestexte lesen und interpretieren, sondern lediglich seine Prozesse und Aufgaben beherrschen und ausführen.

Bildquelle: (C) Free-Photos, CC0 v1.0, Pixabay