Softwaregestützte Qualitätsmanagementsysteme finden schon lange Anwendung, nicht erst seit dem der Begriff Digitalisierung in aller Munde ist. Allerdings bleiben auch diese Lösungen allzu oft in komplexen und umfangreichen Handbuchformaten stecken. Oftmals sind Normen, Vorgaben und Kriterien von Zertifizierungsgesellschaften bzw. die missverständlichen Auslegungen dieser Anforderungen der Grund dafür. Die leichte Anwendbarkeit mobiler Endgeräte verändern jedoch zunehmend den Anspruch an die tägliche Arbeitsroutine. So entwickelt der digitale Wandel auch QM-Systeme weiter.

Smartphones und Tablets, auch mobile Endgeräte genannt, sind aus dem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Viele Menschen verlassen sich völlig auf sie, egal, ob es um den Kalender, wichtige Kontakte oder den morgendlichen Wecker geht. Für alles gibt es eine passende App, weshalb wir häufig mehrere Stunden am Tag damit verbringen, in unsere tragbaren Bildschirme zu schauen. Wir haben uns daran gewöhnt, unsere Benutzeroberflächen dieser mobilen Endgeräte an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, um uns den Alltag zu erleichtern. Das Überschwappen von bisher vor allem im privaten Bereich gewohnten Annehmlichkeiten in Unternehmensprozesse ist folglich gar nicht zu verhindern.

Mobiles Arbeiten wird durch die technischen Möglichkeiten immer mehr zur Selbstverständlichkeit, denn dadurch wird nicht nur die Arbeit von zuhause möglich, sondern sogar von unterwegs. Aber auch innerhalb des Unternehmens profitieren zahlreiche Prozesse davon, darunter beispielsweise Inspektionen, Maschinenwartungen, Audits oder Störungserfassungen. Mobile Endgeräte kommen im Rahmen der Managementsysteme zur Anwendung, da sie am Ort des Geschehens eingesetzt werden können. Darüber hinaus ersetzen sie handschriftliche Protokolle und Checklisten, bieten vorgefertigte, digitale Formulare zur einfachen Datenerfassung und können sogar sofort mit weiteren Informationen wie Fotos und Sprachaufzeichnungen ergänzt werden.

Aber wozu das Ganze? Nur, weil es leichter ist?

Nicht ganz – ein gut strukturiertes und gepflegtes digitales QM-System ist auch weniger fehleranfällig, dafür aber immer vollständig, aktuell und übersichtlich, denn die erfassten Daten sind direkt, z.B. im Intranet, abrufbar. Alle Arbeitsabläufe und Statusänderungen können unmittelbar von allen Beteiligten verfolgt werden. Darüber hinaus ist ein vollständig digitalisiertes Qualitätsmanagement nahezu papierunabhängig. Nur nachweispflichtige Dokumente müssen physisch gelagert sein. Natürlich kann auch die Gestaltung dieses Managementsystems den unternehmens- und mitarbeiterspezifischen Bedürfnissen exakt angepasst werden. Ziel ist es das lästige Suchen von Informationen und die Nachlässigkeit in der Recherche aufgrund von hohem Zeitaufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

Was muss ich aber bei einem digitalen QM-System beachten?

Viele Unternehmen nutzen die Möglichkeiten des Wandels und der Digitalisierung nur zum Teil und scheuen vor der kompletten Umstellung noch zurück. Zudem verkomplizieren verschiedene Anlaufstellen, unterschiedliche Interessen, IT-Anwendungen und Vorgehensweisen den Arbeitsalltag und führen als Konsequenz zu geringerer Akzeptanz, Nutzung und damit Qualität des QM-Systems. Deshalb ist es Ziel, das digitale Qualitätsmanagement in die bestehende Unternehmensstruktur, einschließlich der IT-Infrastruktur, zu integrieren. Ein webbasiertes QM-System ist von Vorteil, da es mit jedem mobilen Endgeräte als auch jedem Arbeitsplatzrechner angesprochen werden kann und das QM-System sich leicht aktualisieren lässt. Damit ist es geräteunabhängig und ermöglicht den Zugriff mit lediglich den richtigen Zugangsdaten und damit das Erfüllen von Aufgaben von jedem Standort aus.

Durch die Verknüpfung mit den bestehenden unternehmensrelevanten datenverarbeitenden IT-Systemen ist nur noch eine einzige Plattform nötig, von der aus allen relevanten Daten und Funktionen nutzbar sind. Alle Dokumente, Daten, Prozesse und Aufgaben sind ebenfalls hier zu finden und können kollaborativ aktualisiert und abgearbeitet werden. Neue Informationen sollten einfach und unmittelbar hinzugefügt, alte ersetzt werden können und der Prozessablauf ist immer nachvollziehbar.

Hierbei ist es jedoch wichtig, dass für den einzelnen Mitarbeiter Relevantes bzw. Rollenspezifisches in möglichst geringer Komplexität leicht einsehbar ist. Achten Sie also darauf, dass, wie bei personifizierter Auswahl an Apps und Benutzeroberflächen, idealerweise auch hier angezeigte Inhalte der persönlichen Relevanz nach filterbar sind. Dies macht die Anwendung für jeden Mitarbeiter in gleicher Weise leicht und übersichtlich.

Fazit

Auch wenn die vollständige Umstellung auf ein digitales QM-System einen erheblichen Mehraufwand und anfängliche Herausforderungen mit sich bringt, ist es die Mühe wert. Wenn alle Fäden im digitalen QM-System zusammenlaufen steigt die Qualität und Nutzungsbereitschaft. Das QM-System kann so zentraler Teil des Alltags werden, der die Arbeit ziel- und prozessorientiert erleichtert und nicht nur zum Suchen und Finden von Informationen genutzt wird.