Gutes Qualitätsmanagement ist die Grundlage der Entwicklung und Produktion in jeder Organisation. Dieses zu garantieren ist jedoch eine große Herausforderung. Die unternehmensspezifischen Maßnahmen, die für die Erfüllung der anfallenden Normen- und Qualitätsstandards notwendig werden, sind heutzutage so zahlreich und komplex in ihrer Vernetzung, dass es ohne eine zentrale Managementstruktur kaum noch möglich ist, allen Anforderungen gerecht zu werden.

Was tun?

Um den Qualitätsstandard hoch zu halten, ist eine sorgfältige Prozessbeschreibung und -dokumentation unabdingbar. Dies führt nicht selten zu einer großen, undurchsichtigen Ansammlung von dokumentierten Informationen, die langfristig nicht organisiert werden kann. Datenbankorientierte Prozessmanagement-Tools helfen dabei Richtlinien, Prozessbeschreibungen und einzelne Bestandteile, wie dazugehörige Unterlagen, Ressourcen und Zuständigkeiten, aktuell zu halten. Um jedoch die mit vielen unterschiedlichen Themen verflochtenen Prozesse in der gesamten Organisation zu überblicken bedarf es eines anderen Ansatzes.

Die Lösung ist die ganzheitliche Steuerung aller Maßnahmen. Darunter fallen nicht nur einzelne Prozesse, sondern auch die Unternehmensstrategie sowie alle einzelnen Projekte und sämtliche Managementprozesse die an einer Stelle zur zentralen Verwaltung zusammenlaufen. Hierbei hilft ein Maßnahmenmanagementsystem, das die Integration aller relevanten Punkte, wie beispielsweise Qualität, Informationssicherheit, Daten-, Arbeits- und Umweltschutz etc., sowie deren direkte Einbindung in entsprechende Maßnahmen und Prozesse ermöglicht.

Das Ziel ist also, Standards und Prozesse nicht als separate Elemente zu behandeln, sondern zum Teil fest eingebetteter Workflows zu machen, deren Umsetzung genormt und vorgegeben ist. Der Arbeitsablauf wird dabei mithilfe von unternehmens- und prozessspezifisch angepassten Vorlagen und Templates erheblich erleichtert, deren Konfiguration und Bearbeitung keine besonderen Kenntnisse erfordert. Dadurch sollen alle Maßnahmen leicht zu erfassen und zu steuern sein, dabei aber auch transparent bleiben und sich einfach auswerten lassen.

Diese vollständig digitale Dokumentation hat den Vorteil, dass alle Bezüge einer Maßnahme beachtet und zentral im Unternehmensnetzwerk zugänglich gemacht werden können. Sie sind damit auch leicht auf dem neuesten Stand zu halten und jederzeit von allen zugangsberechtigten Arbeitsplätzen in der aktuellsten Version abrufbar, was den administrativen Aufwand deutlich minimiert. Die zentrale Steuerung garantiert auch einen besseren Überblick, der wiederum schnelleres und effektiveres Arbeiten ermöglicht. Alle Mitarbeiter haben die für sie relevanten Aufgaben und deren Bearbeitungsfortschritt sowie terminliche Fristen immer im Blick, wodurch der Arbeitsalltag leicht und klar strukturiert werden kann.

Welchen Mehrwert hat das?

Aber nicht nur die Belegschaft profitiert – beispielsweise kann die Auslastung einzelner Bereiche in der Firma und die nötige Ressourcenbereitstellung genau überwacht werden, was Stillstandzeit von Maschinen reduziert und Zeitmanagement verbessert. Einen weiteren erheblichen Vorteil stellt die Vereinheitlichung und Vereinfachung der internen Kommunikation dar. Alle Mitarbeiter haben gleichermaßen Einsicht in Prozessabläufe und Entscheidungen, wodurch die Gefahr von Konflikten und Missverständnissen merklich minimiert wird. Hierbei haben sie nicht nur Einblick in die Maßnahmen zur Umsetzung von Normanforderungen, sondern oftmals auch in die Maßnahmen aus internen sowie externen Audits und denen des Managements. Je größer die Transparenz und je geringer das Konfliktpotential, desto gesünder ist auch die Unternehmenskultur.

Fazit

Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle wird häufig unterschätzt. Dabei ist es vor allem in komplexen Unternehmensstrukturen gleichauf ein kontinuierlicher Prozess und eine Herausforderung. Funktioniert das System nicht richtig erschwert es den Arbeitsalltag und hemmt Workflows. Das Ergebnis: unzufriedene Mitarbeiter, unzufriedene Kunden, fehlerbehaftete Produkte und steigende Kosten. Auswertungen der Workflowdaten zeigen jedoch eine deutliche Steigerung von Effizienz am Arbeitsplatz sowie von Kundenzufriedenheit durch zentrales Maßnahmenmanagement. Darüber hinaus gewinnen Mitarbeiter auch ein besseres Verständnis für die Kundenanforderungen, die schließlich zyklisch in Entwicklungsprozesse eingebunden werden können. Ein gutes Qualitätsmanagement, das Maßnahmen verfolgt und aufführt ist damit ein Gewinn für Mitarbeiter, Kunden und die Organisation und hilft dem Unternehmen sich kontinuierlich zu verbessern.

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