Hilfe, ein Audit! – Teil 2

Im ersten Teil habe ich versucht aufzuzeigen, wie ein Audit vorbereitet und durchgeführt wird. Hier nun die zweite Hälfte:

Was kommt beim Audit raus?

Die Wahrheit, die reine Wahrheit und nichts als die Wahrheit? Hoffentlich, denn sonst hat man nichts außer Zeit verschwendet. Und Zeit ist ja bekanntlich Geld. Sie haben Letzteres im Überfluss? Ok, also ich kann Ihnen da auch andere Wege aufzeigen, …

Zurück zum Thema: Der Auditor erstellt einen Bericht, in dem er die gemachten Beobachtungen auflistet und bewertet. Das Ergebnis kann jeweils lauten: OK, nicht OK, gar nicht OK! Oder offizieller: Keine Abweichung, Nebenabweichung, Hauptabweichung. Die Begriffe unterliegen wie alles andere in unserer heutigen Welt ebenfalls der Mode, und so können sie auch noch anders heißen.

Die Bedeutung bleibt jedoch immer gleich: OK ist OK, es passt. Nicht OK heißt, dass Sie etwas tun müssen, um die Konformität mit einer Norm oder Ihren eigenen Vorgaben (wieder) herzustellen. Wie Sie das machen, bleibt Ihnen überlassen. Der Auditor muss es nur beim nächsten Mal akzeptieren. Gar nicht OK heißt, dass Sie schleunigst etwas tun müssen. Der Auditor wird dann auch in Kürze noch einmal kommen, um sich das anzusehen. Kostet bekanntlich extra. Wenn das bei einem Audit rauskommt, bei dem es um ein Zertifikat geht, kommt dieses Papier nicht oder ist futsch. Das passiert übrigens auch dann, wenn die Anzahl der „Nicht OKs“ zweistellig ist.

Dann gibt es noch das „Schon mal überlegt, ob …“. Ein Auditor hat bei einer Beobachtung, die das Ergebnis „OK“ trägt, trotzdem den Eindruck, dass da noch Potenzial für Verbesserungen drin liegen könnte. Und das formuliert er dann als Empfehlung, oder wie das jeweilige modische oder politisch korrekte Synonym dann heißt. Vor allem bei internen Audits ist das üblich. Weiteres zu diesem Thema findet Sie in meinem Blog zu Zertifikaten.

Wenn etwas nicht OK ist, dann heißt das doch nur: Hier kann ich besser, effizienter, günstiger, klüger, … werden. Welcher vernünftige Mensch will das nicht? Sagte nicht bereits Oliver Cromwell (1599-1658): „Wer aufhört, sich verbessern zu wollen, hat aufgehört, gut zu sein“? Also, liebe Auditierte, begreifen Sie die Abweichungen und Empfehlungen als die Chancen, die sie darstellen.

Was ist nicht Aufgabe des Auditors?

Ihnen die Arbeit abzunehmen. Wie und was Sie wann und wo in welcher Reihenfolge warum machen, ist die Aufgabe und Verantwortung des Auditierten. Der Auditor bewertet nur, ob sich das mit den Anforderungen aus Normen oder anderen Vorgaben deckt. Selbst wenn sie jetzt meinen, „da könnte man ja dem Auditor jedes Mal was Korrigiertes vorlegen, und dann wieder, und dann wieder, bis es passt“ — für das Geld kann man auch locker einen externen Berater einkaufen oder damit einen (neuen) Experten beschäftigen. Das geht dann auch schneller. Bei einem internen Audit sind die Grenzen da etwas fließender, denn es existieren bessere Kenntnisse des Unternehmens und der Zusammenhänge, und sich firmenintern zu helfen ist ja nur sinnvoll.

Der Auditor ist aber auch nicht der Lehrmeister, der dem Auditierten vorschreibt, wie er es genau zu machen hat. Da würde er seine Grenzen überschreiten.

Fazit: Auditieren ist doch nicht so schlimm

Jetzt mal Hand aufs Herz: Was ist an einem Audit so schrecklich, so gefährlich, so sinnlos, so …? Wenn ein engagierter und kompetenter Auditor es mit dem Fokus auf Verbesserung der auditierten Organisation durchführt, dann meiner Meinung nach nichts. Wir alle haben Grenzen, machen Fehler, lernen nie aus. Jeder hat einen blinden Fleck, den er nur mit Hilfe anderer erkennen kann.

Wenn Sie jetzt erkannt haben, dass Sie noch mehr zu diesem Thema lernen wollen oder Hilfe dazu benötigen, dann nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf. Kostet nichts (extra).

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