Wenn heute in Unternehmen das Wort „Auditieren“ fällt, dann erhält man überwiegend negative Reaktionen. Das reicht vom Reißen kleiner oder auch derberer Witzchen über Aufstöhnen, Schimpfen, Fluchen und Beleidigungen bis hin zu schierer Panik. Warum ist das so? Was ist an einem Audit so schrecklich, so gefährlich, so sinnlos, so …? Schauen wir uns das Audit einfach mal an, damit wir uns ein besseres Bild machen können.

Wie wird auditiert?

Planmäßig, so wie effiziente Arbeit meistens getan wird. Und ja, liebe Agile, auch Scrum macht einen Plan.

Das beginnt damit, dass ein Audit als Teil eines Programms festgelegt wird. Dann wird ein Termin gesucht, an dem das Audit stattfindet. Ein Plan legt fest, wer wann nach welchen Kriterien auditiert wird und wer das Audit macht („Auditor“ oder „Auditteam“). Diesen Plan erhält die auditierte Organisation üblicherweise rechtzeitig im Voraus. Dann wird auditiert. Dabei kommt ein Ergebnis heraus, das dann besprochen wird. Erst jetzt könnte man Grund für die oben beschriebenen Reaktionen haben. Ob sie allerdings jetzt berechtigter sind?

Was macht der Auditor?

Er kommt Sie besuchen. Wobei es mittlerweile auch Auditformen gibt, bei denen das aus der Ferne mit Hilfe moderner Kommunikationsmittel geschieht. Dabei stellt er Fragen und hört gut zu, denn „Audit“ kommt vom lateinischen „audire“, was übersetzt „hören“ bedeutet.  Und lässt sich etwas zeigen, das Ihre Aussagen belegt. Über all das macht er sich ausreichend Notizen, um den Sachverhalt anschließend sauber bewerten zu können. Ein guter Auditor macht das nicht im Büro des jeweiligen Leiters oder Prozesseigners, sondern geht dabei zu den Mitarbeitern, die die betreffende Tätigkeit ausführen.

Vielleicht kommt er/sie aber auch nur, um Ihren Kaffee zu trinken, die Wurstsemmeln zu essen, die Sie ihm anbieten und noch ein Schwätzchen zu halten. Krass, meinen Sie? Das ist eine mir gegenüber geäußert Kundenaussage und somit eine direkte Kundenwahrnehmung.

Was sollte der Auditierte machen?

Zuerst einmal: Ganz entspannt bleiben. Der Auditor ist nicht da, um Ihnen den Kopf abzureißen. Allerdings sollte das auch nicht dazu führen, dass das Audit nicht ernst genommen wird.  Schließlich soll das Audit ja ultimativ dem Auditierten helfen.

Der Auditplan ist in der Regel im Voraus bekannt, und somit kann der Auditee wissen, was auf ihn oder sie zukommt. Effizient wäre es, wenn er sich darauf vorbereiten würde und Unterlagen, Informationen, Zutrittsberechtigungen usw. schon bereitlegen oder beantragen würde. Da der Auditor wahrscheinlich auch nicht nur mit ihm reden will, sollte er die Mitarbeiter seines Bereiches darauf vorbereiten, dass da jemand kommt, um sich die Aktivitäten anzusehen. Auch hier gilt: Keine Panik verbreiten, das sollte nicht gerechtfertigt sein. Oder ist Ihr Managementsystem nur ein Potemkinsches Dorf?

Schließlich ist es für ein Audit förderlich, wenn es ungestört über die Bühne geht. Also bitte das Telefon umleiten oder gar nicht erst durchstellen lassen, und zur gleichen Zeit auch keine anderen Termine setzen. Das ist selbstverständlich, sagen Sie? Äh, leider alles schon mal vorgekommen. Vergessen Sie bitte nicht: Wenn der Auditor den Eindruck hat, dass er mit dem Audit nicht vorankommt, dann kann er es abbrechen. Und muss später wiederkommen — kostet extra!

 

Damit ist das Audit aber noch nicht fertig. Den Rest erzähle ich in Teil 2. Wenn Sie es bis dahin aber nicht aushalten können, geben Sie einfach Bescheid.

 

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