Mit der Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems stehen Ihnen Investitionen bevor. Je nach Unternehmensstruktur und -größe spricht eher ein interner Qualitätsmanager für Ihre Organisation oder ein externer Spezialist, der Sie projektbezogen unterstützt. In jedem Fall sollte Ihr Qualitätsmanagement nicht zu viele Ressourcen „fressen“, sodass Sie von den Vorteilen wirklich  profitieren können.

In unserem heutigen Beitrag wollen wir Ihnen die Vor- und Nachteile eines internen bzw. externen Qualitätsmanagers vorstellen, sodass Sie am Ende eine Entscheidung treffen können, welche Variante besser auf Ihre Unternehmenssituation passt.

Die Aufgaben des Qualitätsmanagers

Die Verantwortung des Qualitätsmanagers ist es, Unternehmensabläufe zu untersuchen und zu prüfen, ob diese mit den unternehmerischen Zielen und geforderten Regeln (Richtlinien, Gesetze, technischen Standards) übereinstimmen. Qualitätsmanager decken Risiken auf und implementieren Prozesse, um die daraus resultierenden Gefahren in Zukunft zu vermeiden und die Chancen, die sich gleichzeitig bieten, effektiv zu nutzen. Dabei arbeiten sie sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen, weshalb eine vertrauensvolle Beziehung zwischen diesen beiden Funktionen für den Erfolg eines jeden Qualitätsmanagementprojektes entscheidend ist.

Vorteile eines internen Qualitätsmanagers

Verfügbarkeit

Ein interner Qualitätsmanager hat den wesentlichen Vorteil, dass er Ihnen jederzeit zur Verfügung steht. – Sie müssen nicht erst nach einem geeigneten Dienstleister suchen. Die entsprechende Recherche und die Auswahl eines Spezialisten fällt weg. Ihr Mitarbeiter kann Ihnen als Berater direkt zur Seite stehen.

Stetige Präsenz vor Ort

Mit der dauerhaften Präsenz in Ihrem eigenen Haus geht auch meist eine höhere Vertrautheit einher – diese ist wichtig, besonders, weil (Qualitäts-)Managementfragen immer Ihre Unternehmensdaten, also meist sensible Daten, betreffen. Hier punktet der interne Qualitätsmanager in der Regel gegenüber dem externen.

Wissen über interne Abläufe

Daneben kennt ein Mitarbeiter, dem die Aufgabe des Qualitätsmanagers übertragen werden soll, bereits Ihre internen Abläufe. Sie müssen keine Ressourcen aufwenden, um diesen in Ihre Unternehmensprozesse einzuarbeiten. Sie sind demjenigen bekannt bzw. der interne Qualitätsmanager kennt die Anlaufstellen und weiß, wo er selbst nach den Informationen suchen muss.

Was sind die Risiken eines internen Qualitätsmanagers?

Überlastung und mangelndes unternehmerisches Denken

Einem internen Qualitätsmanager kann es schnell passieren, dass er von seinen Kollegen oder dem Management mit anderen Aufgaben überlastet wird, sodass er seine eigentliche Qualitätsmanagement-Rolle nicht mehr ausführen kann. Gleichfalls kann es auch passieren, dass er mit dieser Rolle überfordert wird, aufgrund dessen ihm das unternehmerische Denken nicht liegt.  Die Folge wäre ein schlechtes Qualitätsmanagement, das so gut ist wie gar keines. Was die Risiken sind, wenn Sie gar kein Qualitätsmanagement mehr haben, haben wir u. a. hier beschrieben: Qualitätsmanagement – Nichts für KMU, oder doch?!

Mangelnder fachübergreifender Überblick

Qualitätsmanagement ist kein Job, für den Sie in einer Schulung ein Zertifikat erwerben und dann davon ausgehen können, dass Sie mit dem einmal Gelernten Ihre Aufgabe immer nach Schema F ausführen. Ohne regelmäßige Weiterbildung kann auch ein Qualitätsmanager sehr schnell den fachübergreifenden Überblick verlieren. Die Auswahl des geeigneten Mitarbeiters ist neben der Aus- und Weiterbildung ein gleichfalls wichtiger Punkt. Die Sozial- und Führungskompetenz des Qualitätsmanagers sind dabei ein entscheidender Faktor, der oftmals vernachlässigt wird, aber langfristig sehr teuer werden kann. Hat der Qualitätsmanagers nicht das „richtige Händchen“ für die Mitarbeiter, kann dies seine Arbeit und den Erfolg in Ihrem Unternehmen sehr schnell beeinträchtigen.

Mangelnde Weiterbildung – Veraltetes Wissen

Die intrinsische Motivation, sich weiterzubilden und mit Fachkollegen auszutauschen, könnte bei einem Angestellten jedoch geringer sein, als bei einem externen Spezialisten, der, allein um wettbewerbsfähig zu bleiben, auf dem aktuellen Stand sein muss. Wir empfehlen daher den Austausch in Gruppen/Netzwerken wie beispielsweise:

  • den Arbeitskreisen QM bei den Industrie- und Handelskammern
  • eine Mitgliedschaft in der Deutschen Gesellschaft für Qualität e.V. und deren Regionalkreisen
  • Erfahrungsaustausch für QM-Auditoren bei den Zertifizierungsgesellschaften
  • den Besuch von Kundentagen bei den Zertifizierungsgesellschaften

Ziel ist, Ihren interner Mitarbeiter nicht „betriebsblind“ werden zu lassen und gegenseitig von anderen QM-Experten zu lernen.

Das können Sie tun, um Betriebsblindheit und veraltetem Wissen vorzubeugen:

Unsere Empfehlung an Sie ist, mindestens 15 bis 20 Weiterbildungstage pro Jahr für Ihren Qualitätsmanager einzuplanen – nicht nur in QM-Themen, sondern auch für andere Methoden und Disziplinen. Hier sind beispielhaft zu nennen:

Risikomanagement, Arbeitssicherheit, Informationssicherheit, Datenschutz, Produkthaftung, Produktsicherheit, Funktionale Sicherheit, Customer Relationshipmanagement, Business Continuity Management, IT Servicemanagement etc.

Dabei sollte immer darauf geachtet werden dass ein Qualitätsmanager über den Tellerrand hinausschaut.

Der externe Qualitätsmanager

Der externe Qualitätsmanager muss sich in Ihre Unternehmensprozesse zunächst einfinden und Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter kennenlernen. Sehen Sie dies als Vorteil: So hinterfragt dieser bereits von Anfang an Sachverhalte, die Sie nicht mehr hinterfragen würden – Stichwort „Betriebsblindheit“. Auch Sie müssen zunächst Vertrauen zu einem Dienstleister finden, damit dieser Ihnen schnell und zielgerichtet helfen kann. Sehen Sie es als Chance für sich und Ihr Unternehmen. Sind diese anfänglichen Herausforderungen überwunden, sprechen folgende Argumente für den Einsatz eines externen Dienstleisters, der als Ihr persönlicher Qualitätsmanager agiert:

Vorteile eines externen Qualitätsmanagers

Keine laufenden Personalkosten

Wird das Qualitätsmanagement von einem externen Dienstleister betreut, ist der große Vorteil, dass keine laufenden Personalkosten anfallen. Als Unternehmer können Sie so ein klar definiertes Kostenbudget für die QM-Systemeinführung und/oder -betreuung kalkulieren.

Schnelle und zielgerichtete Umsetzung

Weil zuvor kein Personal ausgebildet werden muss oder Ressourcen eines Mitarbeiters umverteilt werden müssen, können Sie mit einer schnellen und zielgerichteten Umsetzung Ihrer erarbeiteten Maßnahmen rechnen.

Der Blick für das große Ganze

Dienstleister haben zudem den Vorteil, dass sie Fachkenntnisse aus anderen Branchen und Unternehmen mitbringen; wertvolle Erfahrungen, von denen auch Ihr Unternehmen sofort profitieren kann.

Eine unabhängige Beurteilung

Mit einem externen Dienstleister erhalten Sie einen unabhängigen Blick (Audit), der frei von persönlichen oder politischen Beziehungen innerhalb des Unternehmens ist. Mit einem internen Qualitätsmanager haben Sie immer ein gewisses Risiko, dass dieser sich von persönlichen Motiven anstatt von geltenden Standards leiten lässt.

Risiken beim Einsatz eines externen Qualitätsmanagers

Der externe Dienstleister hat kein Direktionsrecht und kann nur in dem Rahmen agieren, innerhalb dessen er sich laut Geschäftsführung bewegen kann. Je nach Auftreten und Selbstverständnis des Dienstleisters, besteht das Risiko, dass deshalb nur jene Maßnahmen umgesetzt werden, die für den Erhalt eines Qualitätsmanagement-Zertifikats notwendig sind, aber nicht das, was für die Unternehmenssituation erforderlich wäre. Dieses Risiko besteht gleichfalls auch bei Ihrem festangestellten Mitarbeiter. Hier wird deutlich, wie wichtig eine gute Beziehung zwischen Geschäftsführung (Ausführendem) und Qualitätsmanager ist, der in der Rolle des Externen nur Empfehlungen geben darf.

Kombination von internem und externem Qualitätsmanagement

Bei der Entscheidung, wer Ihr Qualitätsmanagement verantwortet, gibt es kein Entweder-Oder. Das Gute ist, dass auch eine Mischform möglich ist, in der die Vorteile beider Varianten miteinander kombiniert werden. Dann wird beispielsweise ein externer Dienstleister allein für Teilaufgaben herangezogen, wie:

  • Einführung eines Qualitätsmanagementsystems
  • Planung und Durchführung von Audits
  • Unterstützung bei der Umsetzung von Auditfestellungen
  • Zusammenstellung des Managementreviews
  • Beratung und Unterstützung bei Modifikationen und Innovationen im QM-System
  • Coaching und Training in QM-Methoden
  • Unterstützung und Coaching bei Geschäftsprozessverbesserungen

Der externe Spezialist kann den internen Qualitätsmanager schulen und anleiten, sodass sich das Wissen um die internen Prozesse mit dem externen Fachwissen des Dienstleisters gut ergänzen. Hierbei steht der Wissenstransfer im Vordergrund, der für ein zukunftsfähiges Unternehmen ganz entscheidend ist.

Unsere Empfehlung

Für kleine und mittelständische Unternehmen unter ca. 99 Mitarbeitern ist der externe Qualitätsmanager ein Vorteil, gerade, weil er die nötigen Fachkenntnisse bereits mitbringt und sich diese nicht erst in Schulungen aneignen muss. Auch aus Kostensicht spricht vieles dafür, mit einem externen QM-Spezialisten zu arbeiten, der zu klar definierten Zeiten bzw. für klar definierte Aufgaben eingesetzt wird. Der externe Qualitätsmanager ist dann zu vergleichen mit dem Steuerberater Ihres Unternehmens.

Auch wenn Sie sich für die Variante eines internen Qualitätsmanagers entscheiden, empfehlen wir, dass Sie sich als Geschäftsführer und Unternehmer immer den Rat und die Unterstützung eines externen Spezialisten einholen. Interne Expertise ist zwar gut und wichtig, oftmals jedoch nicht ausreichend – und häufig nicht auf dem aktuellen Stand.

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